Podróż służbowa a koszty firmy – co można wrzucić w koszty działalności?

Czy każdy wydatek związany z podróżą służbową można wrzucić w koszty firmy? Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć wyjazd służbowy, aby obniżyć podatek i uniknąć problemów z urzędem skarbowym. Paliwo, nocleg, autostrady, a może wyżywienie? Sprawdź, które wydatki w podróży możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jakie dokumenty są potrzebne i na co warto uważać, by nie narazić się na zakwestionowanie kosztów przez fiskusa.

Podstawowa zasada brzmi: Każdy wydatek musi mieć związek z działalnością gospodarczą i służyć osiągnięciu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła (art. 22 ustawy o PIT).

Co to oznacza w praktyce?

Jeśli jedziesz na spotkanie z klientem, szkolenie branżowe czy targi – koszty podróży możesz rozliczyć. Jeśli przy okazji odwiedzisz rodzinę lub zrobisz zakupy prywatne – tych wydatków nie zaliczysz do kosztów firmy.

WAŻNE: Zawsze musisz być w stanie udowodnić, że wyjazd miał charakter służbowy – np. poprzez korespondencję z klientem, zaproszenie na szkolenie, umowę, fakturę za udział w targach.

Nie każdy wydatek z delegacji trafi do kosztów firmy. Poniżej lista najczęstszych kosztów, które możesz rozliczyć:

1. Paliwo

• Jeśli korzystasz z samochodu firmowego – wystarczy faktura za paliwo.
• Jeśli jeździsz prywatnym autem – potrzebujesz tzw. kilometrówki (ewidencji przebiegu pojazdu).
• Za granicą wystarczy paragon, ale pamiętaj o odpowiednim opisie (nazwa firmy, cel zakupu).

2. Opłaty drogowe i bilety

• Faktury lub bilety za autostrady, promy, pociągi, autobusy, samoloty.
• Bilet powyżej 50 km może pełnić rolę faktury (zgodnie z rozporządzeniem MF).

3. Nocleg

• Faktura za hotel lub inny nocleg (w kraju i za granicą).
• Pamiętaj – przedsiębiorca nie może naliczyć ryczałtu za nocleg, jak pracownik.

4. Udział w szkoleniach, konferencjach, targach

• Faktury za wstęp, opłaty rejestracyjne itp.

5. Parkingi, taxi, komunikacja miejska

• O ile są związane z celem podróży.

Czego NIE wrzucisz w koszty?

• Wyżywienia – nawet jeśli masz na to fakturę, fiskus uznaje jedzenie za wydatek prywatny.
• Rozrywek i zakupów osobistych.

To jedno z najczęstszych pytań przedsiębiorców: „Skoro mam fakturę za obiad w trasie, to czy mogę wrzucić ją w koszty firmy?”

Niestety, odpowiedź brzmi: nie możesz. Polskie przepisy jasno wskazują, że wydatki na wyżywienie w trakcie podróży służbowej uznawane są za koszty osobiste, a nie firmowe – nawet jeśli cała podróż ma służbowy charakter.

Dlaczego? Fiskus traktuje jedzenie jako podstawową potrzebę każdego człowieka – bez względu na to, czy jesteś w pracy, czy na urlopie. W związku z tym nie możesz zaliczyć rachunku z restauracji czy kawiarni do kosztów uzyskania przychodu.

Ale uwaga – jest wyjątek!
Przedsiębiorca ma prawo naliczyć sobie dietę, czyli ryczałtowe wynagrodzenie za czas spędzony w delegacji, które ma pokryć m.in. właśnie koszty wyżywienia.

To oznacza, że:

• Nie wliczysz realnych wydatków na jedzenie do kosztów (nawet z fakturą),
• Ale możesz rozliczyć dietę według stawek określonych w przepisach.

Przykład:
Jedziesz na spotkanie biznesowe do Warszawy. Kupujesz lunch za 50 zł i kolację za 70 zł. Tych 120 zł nie możesz wrzucić w koszty. Zamiast tego naliczasz sobie dietę 30 zł za każdy dzień delegacji (w przypadku wyjazdu krajowego).

Pamiętaj też, że:

• Jeśli Twój kontrahent zapewnia Ci posiłki (np. w ramach szkolenia lub hotelu), dieta ulega zmniejszeniu.
• Wysokość diety nie może przekroczyć stawek obowiązujących pracowników w podróży służbowej.

Podsumowując – nie faktura za obiad, a dieta jest Twoim narzędziem do rozliczenia kosztów wyżywienia.

Korzystanie z prywatnego auta w działalności gospodarczej to codzienność wielu przedsiębiorców. W końcu nie każdy ma potrzebę lub możliwość posiadania firmowego samochodu. Co w sytuacji, gdy prywatnym autem ruszasz w delegację? Czy możesz wrzucić paliwo w koszty? Odpowiedź brzmi: tak, ale na określonych zasadach.

Jeśli podróżujesz prywatnym samochodem, nie możesz wrzucać wszystkich faktur za paliwo bez ograniczeń. W takim przypadku musisz rozliczać koszty poprzez tzw. kilometrówkę, czyli ewidencję przebiegu pojazdu.

Jak działa kilometrówka?

1. Prowadzisz dokładny rejestr każdego wyjazdu służbowego:
   • data,
   • cel podróży,
   • trasa,
   • liczba przejechanych kilometrów.
2. Liczysz, ile możesz wrzucić w koszty:
   • Mnożysz przejechane kilometry przez stawkę ustawową (obecnie np. 0,89 zł/km dla samochodów do 900 cm³, lub 1,15 zł/km dla większych).
3. Otrzymujesz kwotę, którą możesz ująć w kosztach działalności.

Przykład:

• Przejechałeś 300 km w ramach wyjazdu na spotkanie biznesowe.
• Masz samochód o pojemności silnika powyżej 900 cm³.
• 300 km x 1,15 zł = 345 zł – tyle możesz wrzucić w koszty firmy.

Kilka ważnych zasad:

• Bez ewidencji przebiegu pojazdu nie masz prawa rozliczyć prywatnego auta w kosztach.
• Dokumentacja musi być prowadzona rzetelnie – fiskus często sprawdza „podejrzanie wysokie” przebiegi.
• Nie wrzucasz w koszty realnych wydatków (czyli nie liczy się to, ile faktycznie wydałeś na paliwo, ubezpieczenie czy serwis auta) – liczy się tylko wynik z kilometrówki.
• Kilometrówka dotyczy wyłącznie prywatnych pojazdów przedsiębiorcy lub współpracownika.

Jeśli masz samochód firmowy, sprawa jest prostsza – wtedy każda faktura za paliwo, serwis czy opłaty drogowe może trafić bezpośrednio do kosztów.

Dokumentacja to podstawa! Nawet jeśli wydatek jest uzasadniony, brak odpowiednich dowodów może skutkować odrzuceniem kosztu.

Co musisz mieć?

• Faktury lub bilety na przejazdy, noclegi, opłaty drogowe.
• Dowód wewnętrzny (rozliczenie podróży) – szczególnie przy naliczaniu diet.
• Ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli używasz prywatnego auta.

Rozliczenie podróży służbowej powinno zawierać:

• Imię i nazwisko.
• Cel podróży.
• Miejscowość docelową.
• Daty i godziny wyjazdu oraz powrotu.
• Wysokość należnych diet.

• Tak, możesz wrzucić w koszty wiele wydatków z podróży służbowej – ale tylko tych związanych z działalnością.
• Kluczowe są dokumenty – bez nich urząd skarbowy odrzuci Twój koszt.
• Wyżywienie? Nie wrzucisz w koszty, ale możesz naliczyć dietę.
• Pamiętaj o zasadach rozliczania, zwłaszcza przy użyciu prywatnego samochodu.
• Zagraniczne koszty zawsze przeliczaj po kursie NBP.

Nie wiesz, jak prawidłowo rozliczyć delegację w swojej firmie? Skontaktuj się z nami – w Biurze Rachunkowym Aleksandra Doleczek pomożemy Ci bezpiecznie i skutecznie ująć koszty podróży w Twojej księgowości!